هیچ سازمانی در دنیای امروز بدون پشتیبانی آی تی یا فناوری اطلاعات نمی تواند فعالیت کند. دیگر خبری از محیط های اداری سنتی، کوه های کاغذبازی، ماشین های حساب، پاکت های نامه و خطوط تلفن ثابت قدیمی نیست. حتی جلسات حضوری و حضور فیزیکی در محیط کار نیز اختیاری شده است. در عوض، آنچه در محیط کار مدرن به امری ضروری تبدیل شده است، مجموعه ای از تجهیزات آی تی مانند سرورها، دسکتاپ ها، لپ تاپ ها، دستگاه های اتصال به شبکه، تلفن های هوشمند و همچنین خدمات و نرم افزارهای آی تی است که هر فرآیند تجاری به آن وابسته است.
اما تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری آی تی هر سازمان تنها در صورتی مفید خواهند بود که توانایی عملکرد مؤثر داشته باشند و کاربران بتوانند از آن ها به درستی استفاده کنند. تصور کنید یک وب سایت تجارت الکترونیک تنها چند ساعت دچار اختلال شود؛ چنین مشکلی چه فرصت هایی را از بین خواهد برد؟ یا به زمانی فکر کنید که کارکنان یک شرکت به دلیل مشکلات فنی نمی توانند از رایانه ها یا نرم افزارهای کاری خود استفاده کنند. اینجاست که اهمیت پشتیبانی آی تی کاملاً آشکار می شود.
پشتیبانی آی تی چیست؟
پشتیبانی آی تی نوعی خدمت است که به کاربران محصولات یا خدمات فناوری کمک می کند. این خدمات که به عنوان پشتیبانی فنی یا تکنولوژیکی نیز شناخته می شوند، شامل فرآیندهایی مانند عیب یابی، حل مشکلات، اشتراک دانش و انجام تمامی وظایفی است که به نگهداری سیستم های کامپیوتری، نرم افزارها و سخت افزارها مرتبط هستند.
پشتیبانی آی تی می تواند از طریق تماس تلفنی، ایمیل، چت آنلاین یا حضور در محل ارائه شود. هدف اصلی این خدمات کمک به کاربران برای حل مشکلات فنی یا پاسخ به سؤالات آن هاست تا از فناوری به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. این امر منجر به بهبود کارایی و افزایش بهره وری می شود.
این خدمات ممکن است توسط تیم داخلی یک شرکت، یعنی دپارتمان آی تی سازمان، ارائه شود یا به یک ارائه دهنده ی خارجی برون سپاری شود. همچنین، پشتیبانی فنی ممکن است به افرادی که یک محصول آی تی خریداری کرده اند یا سازمان هایی که مشترک یک سرویس هستند، ارائه گردد.
چرا پشتیبانی آی تی ضروری است؟
اگرچه کار با فناوری برای بسیاری از کارکنان ساده به نظر می رسد و نرم افزارها در طول سال ها کاربرپسندتر شده اند، اما هیچ جایگزینی برای داشتن یک میز کمک آی تی وجود ندارد که کاربران بتوانند در مواقع نیاز به آن مراجعه کنند. در ادامه 7 دلیل اصلی اهمیت پشتیبانی آی تی برای هر سازمان آورده شده است:
1. بهبود بهره وری عملیاتی
یکی از بهترین راه ها برای افزایش بهره وری کاری، استفاده از فناوری و اتوماسیون است. پشتیبانی آی تی اطمینان می دهد که کارکنان می توانند از این فناوری ها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. این کار با فراهم کردن محیطی انجام می شود که در آن سیستم ها و تجهیزات آی تی در بالاترین ظرفیت خود کار می کنند و نرم افزارها به درستی نصب و برای تمامی کاربران و ذینفعان قابل دسترس هستند.
همچنین یکی از وظایف تیم پشتیبانی آی تی، ارائه پیشنهادات فنی برای بهبود سخت افزار (بر اساس مشکلات مشاهده شده) است. این پیشنهادات می توانند شامل افزایش ظرفیت حافظه یا ارتقای پردازنده های سریع تر باشند که به کارایی بهتر سیستم ها منجر می شود.
2. حل سریع مشکلات فنی
هیچ چیزی نمی تواند یک روز کاری عادی را به طور کامل متوقف کند، مگر بروز یک مشکل فنی. چه یک سرور ناگهان از کار بیفتد، چه یک اپلیکیشن بارگذاری نشود، یا یک کارمند نتواند به حساب کاربری خود دسترسی پیدا کند، چنین مشکلاتی نیاز به اقدام فوری دارند. یک تیم یا نیروی پشتیبانی آی تی حرفه ای می داند که باید از کجا شروع به جستجوی مشکل کند، علت را شناسایی کرده و بلافاصله برای رفع آن وارد عمل شود.
3. بهبود پشتیبانی مشتری
میز کمک پشتیبانی آی تی کانال اصلی ارتباطی مشتریان خارجی با شرکت است، به خصوص وقتی سوالی دارند یا با مشکلی در محصول مواجه می شوند. هرچه راه های بیشتری برای تماس با پشتیبانی وجود داشته باشد—از جمله خط تلفن، ایمیل، یا چت آنلاین—مشتریان احساس امنیت بیشتری نسبت به شرکت خواهند داشت.
حتی اگر خود محصول یا خدمات بی عیب و نقص نباشد، وجود یک تیم پشتیبانی آی تی قابل اعتماد می تواند رضایت مشتریان را به طور چشمگیری افزایش دهد. این موضوع را نباید دست کم گرفت؛ چرا که طبق یک نظرسنجی اخیر، 61٪ از مشتریان ممکن است تنها پس از یک تجربه بد برند خود را تغییر دهند.
4. بهبود ذخیره سازی و مدیریت داده ها
حتی کسب وکارهای کوچک امروزه حجم زیادی از داده ها را نگهداری می کنند. اطلاعات مشتریان، داده های کارکنان، داده های تراکنشی و سایر منابع، همه منابع داده ای حیاتی هستند. یکی از خدماتی که تیم های پشتیبانی آی تی ارائه می دهند، ارزیابی وضعیت داده ها در سازمان و بررسی نیازهای آن برای ذخیره سازی و مدیریت مناسب داده ها است.
5. صرفه جویی در هزینه ها
خدمات و سیستم های آی تی کارآمد منجر به استفاده بهتر از منابع می شود و در طولانی مدت به سازمان ها کمک می کند تا هزینه ها را کاهش دهند. به عنوان مثال، زمانی که مشکلات فنی به طور مؤثر و سریع حل شوند، کارکنان شرکت می توانند به کارهای اصلی خود پرداخته و در ساعات کاری بهره وری بیشتری داشته باشند.
یک زیرساخت آی تی روان و منظم همچنین کمک می کند تا فناوری به روش های نوآورانه و همکاری بیشتر استفاده شود، که این امر منجر به صرفه جویی در بسیاری از بخش های عملیاتی می شود. برای مثال، استفاده از ایمیل به عنوان روش اصلی ارتباطی با مشتریان داخلی و خارجی می تواند هزینه های چاپ و لوازم اداری را کاهش دهد.
6. افزایش امنیت در برابر حملات سایبری
اهمیت امنیت داده ها هیچ گاه نمی تواند به اندازه کافی تأکید شود. فقط کافی است یک حمله سایبری موفقیت آمیز رخ دهد تا یک نفوذ داده صورت گیرد و هنگامی که این اتفاق بیافتد، پیامدها بسیار جدی خواهد بود: از دست دادن درآمد، آسیب به شهرت برند، جریمه های سنگین قانونی، از دست دادن اعتماد مشتریان و بسیاری مشکلات دیگر. در نهایت، هزینه های ناشی از یک نفوذ داده می تواند یک کسب وکار را تعطیل کند.
پشتیبانی آی تی مؤثر با انجام فرآیندهای نگهداری مانند نصب و به روزرسانی فایروال ها و راه حل های ضدویروس و انجام آزمون های نفوذ، امنیت را در تمام اوقات تضمین می کند.
7. پشتیبانی قابل اعتماد و مقیاس پذیر
داشتن یک تیم پشتیبانی آی تی اختصاصی، چه داخلی و چه برون سپاری شده، این اطمینان را ایجاد می کند که خدمات آی تی حتی زمانی که دفتر یا کسب وکار فیزیکی بسته است، همچنان فعال و در حال اجرا هستند. بسیاری از تیم های پشتیبانی آی تی، به ویژه تیم های برون سپاری شده، چندین شیفت کاری دارند تا میز کمک به صورت 24 ساعته و 7 روز هفته در دسترس باشد. این امر زمانی ضروری می شود که سازمان شما کارکنانی در مناطق زمانی مختلف داشته باشد یا وب سایتی داشته باشید که مشتریان در هر ساعت از شبانه روز به آن دسترسی دارند.
توصیه آینس آی تی به شما
استفاده بهینه از دستگاه های فناوری و خدمات آی تی باید اولویت اصلی شما باشد، اگر نمی خواهید از رقبا عقب بمانید. و جایی که فناوری وجود دارد، باید پشتیبانی آی تی نیز در دسترس باشد. اگر می خواهید درباره نوع خدمات پشتیبانی آی تی که برای کسب وکار خود نیاز دارید بیشتر بدانید، هم اکنون با یک ارائه دهنده خدمات مدیریت شده آی تی مشورت کنید.
